【NPO法人の皆さまへ】新型コロナウイルスの影響に伴う社員総会開催等の扱いについて
仙台市より、新型コロナウイルスの影響に伴う社員総会開催等の扱いについて、お知らせが届きました。
以下、概要です。
NPO法人の皆さまへ（新型コロナウイルス関連）
●新型コロナウイルスの影響に伴うNPO法人の社員総会開催や事業報告書等提出遅延の扱いに係る内閣府Q＆Aについて
新型コロナウイルス感染拡大を受け、内閣府NPOホームページに、社員総会開催や事業報告書等提出遅延の取扱いに関するQ＆Aが掲載されましたので、以下のリンクからご参照ください。
内閣府NPOホームページ（新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q＆A）（外部サイトへリンク）
●新型コロナウイルスの影響に伴う社員総会の開催方法等について
NPO法人は、毎年1回必ず社員総会を開催することが義務付けられていますので、社員総会の開催を省略することはできません（特定非営利活動促進法（以下「法」といいます。）第14条の2）。
新型コロナウイルス感染拡大の影響により、社員（正会員）を集めて社員総会を開催することが困難になっている場合の対応方法について、お知らせいたします。
法人の定款の規定を確認しながら、ご覧ください。
(1) 書面表決・表決委任を活用する方法について
社員総会に出席しない社員は、書面で、又は代理人によって表決をすることができます（法第14条の7第2項）。また、定款で定めるところにより、書面による表決に代えて、電磁的方法（電子メール等）により表決をすることができます（同条第3項）。
書面若しくは電磁的方法、又は表決委任による表決を行った社員は総会に出席したものとみなされますので、これらの社員を含めた出席者が定足数を満たせば、実際に多数の社員が集まらなくても、社員総会を開催することができます。
ただし、この場合、特定の日時・場所において社員総会を開催することが前提となりますので、議長や議事録署名人など総会を成り立たせるために必要な最小限の社員は実際に参集する必要があります。
※書面表決や表決委任の扱い、誰が議長を務めるのか、議事録署名人の人数等については、法人の定款の関係規定をご確認ください。
(2) IT・ネットワーク技術を活用する方法について
社員が実際に集まらずとも、Web会議システム等の様々なIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような設備・環境が整っていることが必要です。
※今回に限らず恒常的にWeb会議システム等を活用していきたいという場合は、定款に規定していただくようお願いいたします。
(3) みなし総会決議（社員総会の決議の省略）を活用する方法について
理事や社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合に、その提案について社員全員が書面や電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされます（法第14条の9）。
これにより、社員総会を実際に開催することなく、社員総会の決議があったこととみなすこと（みなし総会決議）ができます。
ただし、これには「社員全員が同意の意思表示をすること」が必要であり、社員全員からの回答を得られない場合や、一人でも反対の意思表示をした場合は、適用できませんので、ご注意ください。
※社員総会は、社員が法人の業務に関して直接参画できる機会ですので、通常は、法の趣旨に照らし、極力実際に開催するよう努めていただくようお願いいたします。みなし総会決議は、今回のように社員が集まりにくい状況にある場合や、緊急性がある場合などにおける適用とするよう、ご理解をお願いします。そうした場合においての適用が今後も見込まれる場合は、定款に規定していただくようお願いいたします。
●事業報告書等の郵送による提出についてのお願い
事業報告書等や役員の変更等届出書などの各種書類の提出は、郵送でも受け付けております。
新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、窓口への来庁が必須ではないご用件については、電話や郵送等の方法をご利用くださいますよう、ご協力お願いいたします。
また、法人設立や定款変更についてのご相談をご希望の場合は、事前にお電話で相談日時をご予約の上、ご来庁ください。
◇書類の送付先
〒980-8671
仙台市役所 市民協働推進課 NPO認証係
※専用郵便番号のため、住所の記載は不要です。
◇お問い合わせ
市民局市民協働推進課
仙台市青葉区二日町1-23 二日町第四仮庁舎2階
電話番号：022-214-1080
ファクス：022-211-5986